短期国（境）外专家来访申请

事前审批及核销指南

根据《关于重申涉外活动纪律要求的通知》（南国际〔2022〕5号） 关于重申涉外活动纪律要求的通知.pdf，邀请境外人员为我校师生进行线上及线下授课、讲座及报告，校内单位与外方洽谈合作交流等，邀请方均需提前在OA履行邀请外国相关人员或港澳台人员来访申请手续，完成事前审批后方可按计划开展活动。如涉及境外NGO等事项，还须提前履行相应审批程序。原则上，请至少提前7个工作日提交申请，确保在活动开展前完成审批。

*经我处专家办申报，通过以下渠道邀请的专家，已提前备案过邀请信息，无需重复审批：（1）已获教育部正式批复的国际学术会议；（2）国家级个人类外专项目；（3）校级重点引智项目；（4）南京大学“国际访问学者计划”

具体操作方法及要求如下：

  1. 登陆登录综合外事管理平台进行事前审批。

（请至少提前7个工作日提交，确保在活动开展前流转完毕）

路径1：“网上办事服务大厅”-“国（境）外专家短期来访申请”

路径2：直接点击网址进入 https://ice.nju.edu.cn（强烈建议收藏此网址！！！之后导出报销表需要登录该平台操作）

 2. 如为路径1进入：勾选已阅读指南后，点击“开始办理”

如为路径2进入：点击“短期专家管理”—“短期专家申请”，添加新申请，点击“开始办理”

 3. 按要求填写表格并提交

*填写注意事项：

    1)是否为重点项目：选择“否”

    2)项目负责人：项目经费管理人

    3)被邀请人信息：请如实填写护照号码、姓名（大小写与护照一致）、性别、出生年月日（格式：1984-08-24）【选择办理邀请函的，务必按要求填完整】

    4)邀请函办理：如非线下来访或不需要我处提供邀请函，选择“不办理邀请函”；如为线下来访，可先查看外专所在签证办理地点的中国驻外使领馆的访问签证（F-visa）办理要求，再填写邀请函信息。

    5)附件上传：请务必上传护照信息页和简历，作为涉外审批的参考材料

    6)来访情况：如为线上来访，访问地点可写南京（线上），来华日期则为活动开展日期

    7)是否发生费用：如之后会涉及费用报销，请务必选“是”，并严格按照财务标准填写费用预算，预算中请勿只写合计数字；如费用发放涉及外专聘用合同签订事宜，请联系柯老师（kemengfan@nju.edu.cn）获取合同模板

    8)专家来华详细行程：请在“工作安排”一栏明确活动主题，如为事后补交审批材料，请同时在“工作安排”一栏说明情况。

*申请提交常见问题解答：

    1)我提交申请后多久可以审核完？我怎么查看审核进度？ 

    答：发起人提交申请后，申请内容将先流转至项目和院系负责人审批，并通过oa秘书流转至国际处经办人。可登陆ice.nju.edu.cn后，在“我的任务”中，点击左侧“+”展开流转记录跟踪信息。

    2)同一件事由邀请多位专家，是否需要填写多条申请？

    答：可以在一条申请中填写，在随行人员中可增加更多人员信息。

    3)本次邀请使用经费的主管部门为国际处，是否仍需要在此系统进行事前审批？

    答：不需要，因为立项时我处已审核专家信息，无需重复审批。但事后核销时必须线下提交材料。

    4)申请已流转至项目/院系负责人/OA秘书，但相关经办人反应在待办界面看不到我的申请怎么办？

    答：可先尝试通过ice.nju.edu.cn入口进入，查看待办任务。如仍看不到申请，可联系国际处经办人反馈技术问题。

  4.通过本院系/单位及国际处审核后，可按计划开展活动。根据实际执行情况提交报销总结后，可在此界面查看申请表和总结表。

  5.进行财务报销时，可从此页面下载报销表（如需借款可在事前审批通过后导出预算表）。请先勾选需进行报销的专家，再点击“导出报销表”或“导出预算表”，即可下载。

  *根据财务处要求，将导出的报销/预算表打印后，仍需院系盖章后提交至财务处，但无需再至国际处线下盖章核销。

  *涉及国家级个人类外专项目或校级引智项目经费的，需线下至国际处专家办（行政北楼832）请相关领导签字审批，并盖国际处公章。线下办理时间为：周一至周四上午9:00-11:00

  6.如需留存审批单，可点击“查看申请表”—“审批单”，查看/下载审批单。（无需提交财务处）

相关材料参考：

短专审批培训PPT-2023年南大外事工作会议.pdf

财务服务指南（2023版）

注：

1.该涉外审批流程与其他部门要求的相关审批不能互为替代。

2.凡是《关于重申涉外活动纪律要求的通知》（南国际〔2022〕5号）发布后产生的相关外事活动，皆需按要求提前进行线上审批。

3.该指南具体要求适用于外籍专家和在国外单位工作的中国人，如涉及港澳台专家，请咨询台港澳事务办公室（025-89682287）了解具体审批要求。

4.如在操作过程中仍有其他疑问，欢迎来电咨询专家办（025-89682683）。